Sau một thời gian hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp mong muốn mở rộng mạng lưới hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp muốn nâng tầm quy mô hoạt động để xúc tiến đầu tư kinh doanh vào thị trường mới. Doanh nghiệp có thể thục hiện thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty.
Bài viết này,FADI cung cấp tới doanh nghiệp thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty như sau.
I. Thủ tục đăng ký mở văn phòng đại diện công ty đối với thương nhân người Việt Nam.
Theo Điều 45, Luật Doanh Nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện công ty. Thủ tục đăng ký thực hiện tại phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế Hoạch và Đầu Tư. Nơi đặt trụ sở chi nhánh của doanh nghiệp.
1. Hồ sơ thủ tục.
Doanh nghiệp đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty, hồ sơ bao gồm các giấy tờ:
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký.
- Bản sao nghị quyết, quyết định, biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần. Bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện.
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin ĐKDN đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư. Hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin ĐKDN. Để được cấp ĐKDN thay thế nội dung đăng ký kinh doanh trong Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương.
2. Thực hiện thủ tục.
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại phòng đăng ký kinh doanh. Hoặc nộp online trên website của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Đăng ký trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh:
- Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nêu trên.
- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng ĐKKD cấp Tỉnh/Thành phố nơi muốn mở chi nhánh.
- Phòng đăng ký kinh doanh tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc, Phòng đăng ký kinh doanh đưa ra kết quả thủ tục:
- Thông báo về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ chưa hợp lệ.
- Cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động nếu hồ sơ hợp lệ.
- Lệ phí: 100.000/ lần.
- Nếu doanh nghiệp muốn thực hiện thủ tục online thì tham khảo hướng dẫn tại website: Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
II. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty đối với thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
1. Điều kiện.
- Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận.
- Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký.
- Trong trường hợp giấy ĐKKD hoặc giấy tờ có giá trị tương đương có quy định thời hạn hoạt động. Thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ.
- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
- Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam. Hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.
2. Hồ sơ thủ tục.
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương. Đơn do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký.
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài.
- Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện.
- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất. Hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận. Giấy tờ đó chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất.
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh (nếu là người Việt Nam). Hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện.
- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện (hợp đồng thuê trụ sở, thỏa thuận khác về thuê, cho khai thác địa điểm…).
- Bản sao tài liệu về việc đặt trụ sở Văn phòng đại diện phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam. Tài liệu về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật. Văn phòng đại diện không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở.
Bạn có thể tham khảo thêm quy định về thành lập văn phòng đại diện tại đây.
3. Thủ tục thực hiện.
-
Thương nhân nước ngoài chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và nộp cho Sở Công Thương tỉnh/thành phố.
-
Sở Công Thương tiếp nhận hồ sơ và xử lý.
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ. Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong quá trình giải quyết hồ sơ.
- Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
- Trường hợp khác tham khảo Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP. Quy định chi tiết Luật Thương Mại về thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
Hy vọng bài viết này có thể giúp cho doanh nghiệp của bạn hoàn thành thủ tục mở văn phòng đại diện nhanh chóng.
FADI cung cấp nhiều dịch vụ hỗ trợ như: thành lập công ty, kế toán trọn gói, thay đổi giấy phép kinh doanh… Bạn cần hỗ trợ dịch vụ vui lòng liên hệ trực tiếp Hotline: 0867 621 662 để được tư vấn (Miễn phí).
